15 conseils pour rester productif en télétravail

Quels que soient notre nationalité, notre statut économique ou nos conditions de vie, nous avons tous été touchés dans une certaine mesure par la crise de la COVID-19 ces derniers mois. En fait, il semble qu'on ne parle guère d'autre chose dans les médias aujourd'hui, ce qui peut parfois générer un sentiment d’impuissance. Mais étonnamment, la situation actuelle a aussi apporté quelques avantages, comme la réduction de la pollution et de la consommation ou le développement d’innovations médicales et technologiques. Et surtout, cette crise a montré au monde entier ce que nous pouvons réaliser si nous travaillons ensemble à un objectif commun.

Dans la plupart des pays, les mesures de confinement ont nécessité la mise en place du travail à distance dans de nombreuses entreprises qui n'auraient peut-être jamais envisagé de le faire. Si vous faites partie des millions de travailleurs qui ont dû se replier dans leur bureau à domicile (ou installer leur ordinateur portable sur leur table de cuisine), vous êtes probablement conscient de la myriade de distractions qui peuvent vous empêcher de travailler efficacement.

Que vous ayez de jeunes enfants à charge, que vous vous inquiétiez pour vos proches touchés par la pandémie ou que vous ne résistiez pas à l'envie de consulter les flux de médias sociaux à chaque instant, les conseils suivants vous aideront à répondre à vos responsabilités professionnelles - et à voir la lumière au bout du tunnel.

Cerise sur le gâteau, certains de nos employés de BS DIGICOMont également partagé leurs astuces personnelles sur ce qui les a aidés à rester productifs tout en travaillant chez eux au cours des trois derniers mois.

Examinons de plus près ces 16 conseils :

1. Respecter les horaires habituels de travail 2. Organiser sa journée à l'aide d'une “to do list" - mais rester flexible 3. Fixer la limite entre le pro et le perso 4. Clarifier votre rôle 5. Avoir un numéro de téléphone professionnel distinct 6. Prendre de courtes pauses pendant la journée 7. Communiquer 5. Prendre soin de soi physiquement 9. Célébrer les victoires en équipe 10. S'habiller professionnellement 11. Prendre des nouvelles régulièrement 12. Organiser les ressources partagées 13. Mettre en place les bonnes pratiques des réunions en ligne 14. Se concentrer sur des objectifs communs 15. Suivre les résultats

1. Respecter les horaires habituels de travail

...autant que possible, bien entendu ! L'un des plus grands obstacles à cela est, bien sûr, la présence des enfants à la maison - surtout s'ils ne sont pas encore autonomes avec leurs devoirs. Si vous élevez vos enfants avec un•e partenaire, il peut être utile de convenir d'un horaire régulier en fonction des besoins de la famille : un parent travaille le mardi, jeudi et vendredi matin tandis que l'autre fait des mathématiques et de l'orthographe, par exemple. Ne culpabilisez pas non plus de les laisser un peu plus longtemps que d’habitude devant un écran si cela vous aide à tenir vos délais (et vous permet de garder la raison) !

L’astuce Ringover :

Selon la loi de Parkinson, le travail s'étend sur le temps donné pour le remplir. Essayez donc de travailler en sprints de 30 minutes pour vous donner un délai et terminer les tâches plus rapidement. - Joseph C., business developer.

Si vous vivez seul ou avec des personnes autonomes, faites en sorte de vous "connecter" et "déconnecter" aux moments de la journée où vous le feriez normalement. L'utilisation de fonctionnalités telles que les heures d'ouverture de BS DIGICOM vous permettra de gérer votre volume d'appels entrants et de les basculer automatiquement sur messagerie vocale en dehors de vos horaires de travail.

2. Organiser sa journée à l'aide d'une “to do list" - mais rester flexible

La première étape consiste à se fixer des objectifs précis pour la journée afin de s'assurer que vous les atteindrez. Dressez une liste de vos tâches par ordre de priorité, de la plus importante à la moins importante, en estimant le temps nécessaire pour chacune (avec un peu de marge de manœuvre). Divisez les tâches les plus volumineuses en sous-tâches et allouez du temps à chacune d'entre elles. Et complétez votre liste de tâches avec les notes d'appel et les étiquettes de Ringover afin qu'aucun détail important ne vous échappe. De cette façon, vous assurerez la satisfaction de votre chef et de vos clients, et vous ne vous sentirez pas coupable de reporter au lendemain les tâches mineures !

L’astuce Ringover :

Je fais toujours une liste de choses à faire la veille pour le lendemain afin de ne pas perdre de temps en commençant ma journée. De cette façon, je sais ce qu’il me reste à faire à la fin de chaque journée. - Geoffrey D., business developer

3. Fixer la limite entre le pro et le perso

Si vous le pouvez, installez un espace de travail dédié qui vous inspire - même si cela signifie simplement de ranger la pile de linge sur votre lit avant d'envoyer vos e-mails. Si vous avez un ordinateur strictement professionnel, veillez à ne l'utiliser que pour le travail et à garder vos activités informatiques personnelles sur votre appareil personnel. Si vous n'avez pas besoin de répondre à des appels professionnels sur votre téléphone portable, laissez-le éteint ou en mode silencieux - et dans une autre pièce, de préférence - afin de ne pas être constamment tenté de le vérifier pendant la journée.

Et si vous aviez un rituel pour vous détendre lorsque vous rentrez du bureau (vous faire une tasse de thé, demander à chacun des membres de votre famille comment s'est passée sa journée, …) assurez-vous de continuer à le faire !

N'hésitez pas non plus à partager votre emploi du temps avec les membres de votre famille ainsi que vos amis. Cela évitera qu’ils vous proposent des activités spontanées au beau milieu de la journée alors que vous êtes déjà bien occupé par votre travail.

L’astuce Ringover :

Je vous recommande d'avoir une pièce ou un endroit dédié au travail dans votre appartement ou votre maison afin de créer une routine similaire à l’arrivée et au départ de votre poste de travail habituel le matin et le soir. - Erwan B., directeur des ventes

4. Clarifier votre rôle

Vos responsabilités au sein de votre entreprise peuvent très bien avoir changé au cours des dernières semaines ou des derniers mois en fonction de votre secteur, de l'évolution des besoins des clients, des nouvelles tendances du marché, des perturbations de la chaîne d'approvisionnement et peut-être même des licenciements ou des congés.

Les comptables peuvent soudainement se retrouver à absorber les responsabilités du service de la paie, et les commerciaux peuvent devoir se démener pour maîtriser un nouveau logiciel permettant de gérer les prospects à distance. C'est pourquoi vous devrez maintenir une ligne de communication très claire (ce que même les PDG négligent souvent !) avec vos superviseurs, les membres de votre équipe et/ou les employés dont vous avez la charge.

Grâce à des plateformes Cloud telles que BS DIGICOM for Ringover, vous pouvez discuter, passer des appels internes gratuits et planifier des sessions de vidéoconférence avec votre équipe. Comme vous n'êtes plus tous ensemble au bureau, il est plus important que jamais d’avoir les bons outils pour brainstormer et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde quant à ce que l'on attend d'eux de manière réaliste et à ce que la situation actuelle signifie pour l'avenir de votre entreprise et de votre secteur.

Et n'oubliez pas : soyez flexible, mais voyez pas trop grand ! Si vous vous sentez dépassé et que vous devez faire quelques ajustements, faites-le savoir à vos collègues le plus tôt possible afin de trouver ensemble une solution.

L’astuce Ringover :

Passer au télétravail à 100% n'a pas été une tâche facile ! Mais, une fois que j'ai changé d'avis et que j'ai pris le temps de réfléchir avec l'aide de mon équipe aux ajustements à apporter pour mieux travailler dans mon nouvel environnement, j'ai commencé à me sentir moins débordée et mes journées de travail sont devenues moins chaotiques. - Megan D., représentante commerciale.

5. Avoir un numéro de téléphone professionnel distinct

Une ligne distincte dédiée aux appels professionnels vous permettra d'éviter de répondre à trop d'appels personnels dans la journée ou de devoir appeler des clients ou des partenaires à partir de votre numéro personnel. L'application Ringover vous permet d'avoir plusieurs lignes locales et mobiles ainsi qu’une messagerie vocale personnalisée sur votre téléphone actuel, ce qui se traduit par des économies importantes pour votre entreprise en matière d’abonnement et de matériel.

Avec BS DIGICOM, vous avez la possibilité de choisir le numéro qui s’affiche lorsque vous passez des appels, en fonction de la localisation de votre correspondant. Vous pouvez également fixer les heures de fonctionnement de votre ligne Ringover pour garantir votre droit à la déconnexion et éviter que les appels de clients étrangers ne vous réveillent à toute heure de la nuit.

L’astuce Ringover :

Je sépare toujours mes appels professionnels de mes appels personnels. J'utilise l'application mobile Ringover pour cela bien sûr ! J'ai un numéro de téléphone séparé pour les affaires, c'est la seule façon pour mes clients de m'appeler. Le détail des appels de mes clients est conservé séparément de mes appels personnels et je sais exactement comment répondre lorsque je vois des appels sur ma ligne professionnelle. - Aymeric V., fondateur de MTM Concept

6. Prendre de courtes pauses pendant la journée

Ne négociez pas avec les pauses ! De courtes pauses fréquentes tout au long de la journée sont l'un des meilleurs moyens de prendre soin de votre santé mentale et physique, même dans votre environnement de travail habituel. Avec le stress supplémentaire et l'incertitude de la situation actuelle, les risques de burn-out et d'anxiété peuvent être encore plus prononcés pour le travailleur à distance.

Un autre risque est de prendre plus de responsabilités que vous ne pouvez en assumer de manière réaliste, en pensant que le temps gagné sur le transport entre votre domicile et le bureau se traduirait automatiquement par une augmentation de la productivité.

L’astuce Ringover :

Faites une pause de 2 minutes après avoir eu affaire à un client mécontent, à une mauvaise expérience de démarchage téléphonique ou si vous n’arrivez pas à faire quelque chose. Cela vous permettra de vous calmer et de vous recentrer sur les choses positives. - Romain C., technicien support

Grâce au mode "Ne pas déranger" de Ringover, vous pouvez mettre en veille les appels pendant une durée prédéfinie. Prenez 5 ou 10 minutes toutes les heures ou deux pour vous faire un café, faire le tour du pâté de maisons, nourrir votre chat, presser une balle anti-stress ou taper quelques notes sur le piano - tant que l'activité n'implique pas un écran.

De nombreuses études montrent qu’un temps prolongé passé devant un écran peut entraîner une fatigue, une sécheresse et une irritation des yeux, alors n'oubliez pas de faire une pause ! Le fait de vous lever et de vous mouvoir de temps en temps vous permettra de mieux vous concentrer lorsque vous reprendrez vos tâches. Pensez à utiliser une application telle que BreakTimer ou Take a Break pour mieux gérer ces pauses.

L’astuce Ringover :

Je recommande vivement de faire une vraie pause à midi. Éteignez votre ordinateur et veillez à ne pas consulter vos e-mails pendant votre pause. J'aime préparer quelque chose de bon à manger et éviter de manger devant mon ordinateur. Lorsque je reprends le travail, je me trouve beaucoup plus productive que lorsque je ne prends pas de vraie pause. - Gabriela G., responsable Customer Success.

7. Communiquer

Si vous travaillez en équipe, ne négligez pas la communication ! Faire des suppositions rapides, ne pas faire vérifier son travail par les bonnes personnes ou simplement ne pas poser de question à son supérieur parce qu'on ne veut pas le déranger conduisent à des erreurs, une perte de temps et des frustrations. En même temps, vous ne voulez pas inonder vos collègues en leur envoyant trop d’emails ou de messages Slack qui se perdront ou seront simplement ignorés.

Un bon moyen d'éviter cela est de programmer de courts échanges vidéo pour partager les points clés. Les conférences téléphoniques Ringover et l’outil Ringover Meet sont des options sûres pour organiser des échanges plus personnels entre deux ou plusieurs collègues. De cette façon, aucun détail essentiel ne sera oublié et aucun désaccord ni aucune source de confusion ne restera sans solution.

L’astuce Ringover :

Pendant les jours de travail à distance, la plupart des formations ont été organisées via Ringover Meet, une application de réunion vidéo. Ce n’est pas la pandémie qui va m’empêcher d’apprendre de nouvelles choses pour développer ma carrière. - Jashmin P., stagiaire en marketing digital

8. Prendre soin de soi physiquement

Même si votre santé psychologique a un impact certain sur votre efficacité au travail, votre santé physique joue un rôle important également. Et celle-ci dépend d’un mélange d'exercices physiques, de régime alimentaire sain et de sommeil. À moins que vous ne fassiez partie des rares personnes pour qui 4 ou 5 heures de sommeil par nuit suffisent, la plupart des experts recommandent de dormir entre 6 à 8 heures en continu sur une période de 24 heures.

L’astuce Ringover :

J'essaie de mener une vie saine en mangeant sainement, en dormant bien, en faisant un peu de sport le soir et en suivant 15 minutes d’exercices sur YouTube par exemple (pour garder le rythme et être toujours au top !). - Romain C., business developer.

Des en-cas sains et pauvres en sucre peuvent vous aider à tenir le coup si vous sentez que votre niveau d’énergie baisse à certains moments de la journée, à condition de bien les programmer et de ne pas lésiner à l'heure des repas.

L’astuce Ringover :

Je m'inspire beaucoup du style de vie des athlètes professionnels. Dormez tôt pour vous reposer suffisamment pendant la semaine et mangez bien pour ne pas vous ramollir pendant la journée. - Geoffrey D., business developer.

Et bien sûr, n'importe quel exercice - qu'il s'agisse de promener le chien ou de prendre les escaliers au lieu de l'ascenseur - est mieux que rien, même si la plupart des gens devraient s'efforcer de faire 2 à 3 heures d'exercice modéré par semaine.

L’astuce Ringover :

J'aime me réveiller tranquillement et faire 15 à 20 minutes de yoga et 5 minutes de méditation. Si vous n’êtes pas pressé pour prendre le métro ou autre chose, vous pouvez profiter de ce moment de tranquillité le matin. - Carlos M., représentant commercial

9. Célébrer les victoires en équipe

Un membre de votre entreprise a signé avec un gros client ? Votre équipe vient de conclure un marché important ? Ou simplement vous avez réussi à qualifier tous vos clients potentiels pour la journée ? N'oubliez pas de féliciter vos collègues pour leur travail. La reconnaissance des réalisations de chacun contribuera à maintenir le moral, à renforcer l’esprit d'équipe, à donner aux nouvelles recrues le sentiment de faire partie de quelque chose de spécial et à motiver ceux dont les performances sont en baisse.

10. S'habiller professionnellement

Même si cela signifie simplement quitter votre peignoir et enfiler un jean propre, s’habiller avant de travailler vous donner le sentiment d’être prêt à sortir de chez vous, affectera votre état d'esprit quant aux objectifs de la journée et stimulera votre productivité. Efforcez-vous à être douché, changé et présentable avant de vous asseoir devant votre ordinateur au début de chaque journée.

L’astuce Ringover :

Je m'assure de me préparer comme si j'allais au bureau. Travailler en pyjama ou me réveiller 5 minutes avant ma première réunion, très peu pour moi. J'aime me sentir active toute la journée, cela augmente ma productivité. - Gabriela G., responsable Customer Success

11. Prendre des nouvelles régulièrement

Travailler loin de votre équipe peut amener n'importe quel employé à se sentir seul et isolé après un certain temps. Cela peut également avoir un impact sur la cohésion et le dynamisme de votre équipe. Une bonne façon d'éviter ce genre de situation est de prévoir une période d’échanges de manière régulière, par exemple tous les matins ou avant que tout le monde ne quitte le bureau, juste pour se connecter, partager une blague et se regrouper.

Certaines personnes peuvent tirer de la motivation en entendant le déroulement de la journée de leurs collègues et les défis qu'ils ont dû relever. Le simple fait de partager ses expériences de temps en temps peut aider chacun à se détendre et à se sentir écouté.

En tant que chef d'équipe, le fait de prendre des nouvelles de vos employés contribue également à les rassurer sur le fait que vous êtes là pour leur apporter le soutien moral et les encouragements dont ils peuvent avoir besoin. C’est aussi l’occasion de rappeler à chaque membre de l'équipe qu'il n'a pas à se débrouiller tout seul en cas de difficulté.

L’astuce Ringover :

Prendre des nouvelles de vos collègues est tellement important ! J'aime particulièrement les rencontres spontanées en ligne, juste pour rompre le rythme de la journée et pour garder un lien social. - Ginelle B., responsable de pays

12. Organiser les ressources partagées

La meilleure façon de transmettre un volume important d'informations à plusieurs collègues est de créer des documents partagés. Que vous utilisiez un outil de partage de fichiers tel que Google Drive, Microsoft Teams ou Dropbox, il est très important de s'assurer que toutes les personnes qui doivent être informées de leur contenu y ont bien accès. N'oubliez pas que lorsque vous travaillez à domicile, vous ne pouvez plus avoir la même visibilité de l'endroit où se trouvent les fichiers que dans une zone de stockage physique.

Si vous êtes l'auteur d'un document particulier, prenez l'habitude de vous assurer que celui-ci est facile à trouver sur le serveur ou dans le Cloud. Donnez à vos fichiers un nom approprié, incluant la date de création ou de la dernière mise à jour. Créez des dossiers et des sous-dossiers pour filtrer correctement l'emplacement des fichiers en fonction de leur nature. Veillez également à mettre à jour les droits et autorisations des utilisateurs chaque fois que vous partagez un document avec le reste de votre équipe.

Pour aller plus loin, créez un répertoire de ressources internes répertoriant tous les documents partagés disponibles pour les employés de votre entreprise. Veillez à y inclure des instructions claires ou des liens directs vers l'endroit où ils peuvent être trouvés. Cette méthode d'organisation des fichiers partagés vous permettra, ainsi qu'à tous les autres, de gagner d'innombrables heures chaque jour lorsque devrez récupérer des fichiers importants existants. Les nouveaux employés peuvent alors être facilement intégrés et informés sur la manière de localiser toutes les ressources dont ils auraient besoin pour démarrer facilement.

13. Mettre en place les bonnes pratiques des réunions en ligne

La prise de parole ou les interruptions pendant les réunions constituent l'un des plus grands défis pour 67 % des travailleurs à distance. Si les réunions en ligne sont l'un des moyens les plus efficaces de travailler à distance, elles ne sont possibles que si des règles de base sont mises en place. Voici quelques conseils rapides sur les réunions en ligne que notre équipe a trouvés particulièrement utiles. N’hésitez pas à les partager avec votre propre équipe :

5 bonnes pratiques pour les réunions en ligne

• Laissez votre vidéo allumée pour un meilleur contact visuel et montrer que vous êtes attentif.

• Coupez le son de votre micro pour éviter de distraire l'orateur lorsque vous ne parlez pas.

• Utilisez la fonction "lever la main" ou signalez discrètement à l'hôte de la réunion que vous avez quelque chose à partager avant de parler.

• Faites de brèves pauses entre les échanges d'informations afin d’écouter les commentaires et les questions des autres participants.

• Partagez votre écran pour montrer les points de discussion afin que tous les participants sachent quand leur sujet sera abordé avant d'intervenir.

14. Se concentrer sur des objectifs communs

Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est un succès. Cela est vrai pour la réalisation de tout objectif d'équipe. Pensez aux différentes activités que les membres de votre équipe peuvent entreprendre chaque semaine et qui leur permettraient de franchir une étape supplémentaire dans leur cohésion.

Il est facile de se déconcentrer lorsqu'on travaille dans un environnement différent, mais le fait de prioriser les objectifs d’équipe est un excellent stimulant. Définissez des objectifs qui peuvent réellement motiver et contribuer à faire avancer chaque membre de l'équipe dans la même direction. Par exemple, fixez à l’ensemble de votre équipe l'objectif d'appeler un nombre minimum de prospects en une journée. Ou encore, mettez vos stagiaires au défi de produire un article à publier sur le blog de votre entreprise. La collaboration contribue à remonter le moral et favorise le partage des idées et des bonnes pratiques.

L’astuce Ringover :

Il est vraiment utile pour moi de fixer chaque semaine des objectifs clairs avec mon équipe, afin que chacun sache exactement ce qu'il doit faire pour que toute l'équipe réussisse dans son travail à distance. - Johanna A., responsable de pays

15. Suivre les résultats

Les défis auxquels nous sommes tous confrontés actuellement peuvent nous faire perdre de vue nos objectifs professionnels à court et à long terme. Dans ces conditions, même les membres d’une équipe qui pensent travailler dans le même objectif peuvent commencer à dériver dans des directions différentes sans surveillance adéquate. C'est pourquoi il est d'autant plus important de disposer d'outils permettant de suivre la performance de l'entreprise, tant au niveau individuel que collectif.

Le tableau de bord Ringover fournit aux superviseurs une vue d'ensemble en temps réel de l'activité téléphonique de leur équipe, avec des statistiques avancées et des KPI (Key Performance Indicators, indicateurs clés de succès) pour suivre les points forts et les axes d’amélioration sur une période donnée. Vérifiez en un coup d'œil qui a passé le plus et le moins de temps au téléphone dans la journée, quels agents du service client sont en pause en ce moment, et qui a répondu au plus grand nombre d'appels cette semaine. Vous aurez également une image précise du temps d'attente moyen des appelants et serez constamment conscient des problèmes potentiels tels qu'un taux d'abandon anormalement élevé pour les appels entrants.

Avec des données précises, vous pourrez procéder à des ajustements de personnel si nécessaire, allouer du temps de formation supplémentaire à ceux qui peuvent rencontrer des difficultés et accroître la satisfaction de vos clients !

Des solutions existent pour non seulement maintenir votre entreprise à flot en ces temps incertains, mais aussi pour l'aider à prospérer.

Vous voulez aider vos travailleurs à distance à rester positifs et productifs ?

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